Компания - это не что иное, как маленькая частная плановая экономика. Компаниями управляет план, который позволяет обеспечить достижение долгосрочных целей. Реализация планов - это расхождение между тем, что компания декларирует, и тем, что фактически достигнуто, это столкновение с реальностью и затем работа с этой реальностью для получения экономической выгоды.
В большинстве случаев разница между компанией и ее конкурентом заключается в способности реализовывать планы. Никакая эффективная стратегия не может быть разработана без учета способности компании выполнить ее.
У вас могут быть удачные, исключительно удачные или гениальные идеи, но если вы не превратите свою компанию в гибкий инструмент для достижения этих идей, для реализации планов, то ваш бизнес будет идти за конкурентами, которые смогли достичь, может, и менее гениальных целей, но в более короткие сроки. Стратегии осуществляются, а цели достигаются в результате исполнения проектов и мультипроектных программ. Проекты преобразуют стратегии в действия, а цели - в реальность и являются инструментами развития компании.
Многие из рисков, которые могут стать причиной неудачи проектов компании, возникают из-за того, что каждый проект управляется как автономная задача, без учета его связей с остальной частью проектов предприятия. Упускаются из виду важные вещи: почему был начат данный проект, как его реализация влияет на достижение целей, которые ставит перед собой предприятие, каким образом он влияет на другие проекты, как реализация других проектов сказывается на этом проекте в условиях конкуренции за ограниченные ресурсы предприятия.
Для управления комплексом проектов в компании выработана и отлично зарекомендовала себя на практике технология управления проектами, разработанная компанией "Технологии управления Спайдер" (Россия), которая используется во многих строительных, софтверных, телекоммуникационных, нефтяных, судостроительных, машиностроительных компаниях.
Эта технология базируется на общепринятых стандартах по управлению проектами, разработанных всемирной ассоциацией по управлению проектами Project Management Institute, учете особенностей реализации проектов в наших условиях, использует пакет по управлению проектами Spider Project.
Эффективно работающая система мультипроектного управления на предприятии состоит из трех составляющих:
корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и общих подходов к управлению ресурсами - "единых правил игры";
информационной системы управления проектами - "инструмента для игры";
команды управления проектами - "игроков". Такая система дает компании возможность:
1. За счет эффективного перераспределения ресурсов между проектами работать над большим количеством проектов без увеличения общего числа персонала и капиталовложений.
2. Завершать все проекты так, чтобы обеспечить наилучшим образом достижение общих целей компании.
3. Обеспечить руководство информацией о текущей ситуации состояния проектной деятельности в целом и анализа возможных последствий тех или иных управленческих решений.
4. Обеспечить все проекты компании необходимыми ресурсами в требуемом количестве при эффективном их использовании.
5. Разработать и эффективно использовать корпоративную методику определения долгосрочных и краткосрочных приоритетов проектов для решения возможных конфликтов между проектами, конкурирующими за ограниченные ресурсы.
6. Оптимизировать финансовые потоки по проектам.
7. Применять компьютерную модель комплекса проектов компании для анализа потребностей в ресурсах, финансировании, материалах и т.д. , составления расписания проектов и анализа хода их исполнения.
Команда, на взлет!
Организация управления мультипроектом
Проектный офис предназначен для поддержки управления проектами в организации. В нем ведутся архивы проектов, разрабатываются методические рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводится обучение и консультации менеджеров и членов команд управления проектами.
В задачи команды управления мультипроектом (проектный офис) входят:

расчет сроков исполнения и стоимости проекта;
определение состава ресурсов, необходимых для исполнения проекта с учетом его приоритета для компании;
оценка уровня вероятности исполнения сроков и бюджета проекта с учетом последствий их нарушений для всей компании;
объединение моделей отдельных проектов в компьютерную модель мультипроекта;
ведение и регулярное обновление компьютерной модели мультипроекта;
проведение анализа отклонений исполнения проектов от планового;
прогнозирование потребности в ресурсах, финансировании, оборудовании и материалах для всех проектов. Проектный офис идеально подходит для организации мультипроектного управления, для которого требуется консолидация информации по всем ведущимся проектам и ресурсам, в них задействованным. В этом случае в организации появляется позиция главного менеджера проектов (руководителя проектного офиса).
Обычно общая причина срыва сроков исполнения проектов - это принятие компанией непосильных обязательств по отношению к имеющимся у нее ресурсам.
Поэтому задача мультипроектного управления ресурсами состоит в оценке и прогнозировании потребности в ресурсах по каждому проекту и суммарной потребности их для всех проектов. Затем на основании сделанных оценок и прогнозов требуется обеспечить своевременное распределение необходимых ресурсов и контролировать их использование для успешного исполнения работ по проектам.
Проанализировать - "что, если..."
Планирование и управление в мультипроекте
Планирование проектов имеет своей целью разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования, составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты и их распределение во времени.
Отличительной чертой планирования проектов в среде мультипроекта является конструирование плана проекта с использованием типовых фрагментов (типичных фаз) реализации проектов, утвержденных в компании. В типовых фрагментах определены последовательность работ, их взаимосвязи, ресурсы, способные исполнить каждую из работ.
Обязательным также является использование общих для организации баз данных по материалам, по производительности ресурсов на типовых работах, по длительности типовых работ и др.
Своевременное внесение исполнения в проект позволяет вести учет по совокупности проектов и иметь необходимую отчетность в любом разрезе. Анализируя модель мультипроекта, можно получить отчеты о распределении занятости ресурсов не только во времени, но и между отдельными проектами и т.д.
Руководство компании регулярно получает информацию о реальном выполнении проектов в сравнении с запланированными показателями и имеет возможность оперативно и в цифрах оценить последствия каждого конкретного решения, принимаемого по проектам организации, в целом. Проведение анализа "что, если…" и анализа рисков на компьютерной модели проекта позволяет принимать управленческие решения только после тщательного просчитывания последствий для проекта и комплекса проектов компании в целом, а наличие прогноза и анализа складывающихся тенденций дает возможность принимать эти решения в нужное время.
Выигрывает первый
Прозрачность и предсказуемость проектов - это цель и результат применения технологий управления проектами. Полная прозрачность неизбежно выявляет в компании те проекты, которые не вносят никакого вклада в создание прибыли.
Проектами необходимо управлять, эффективно их планировать, контролировать их исполнение. Чтобы быть конкурентоспособными, компании должны постоянно перераспределять финансовые и человеческие ресурсы, чтобы осуществлять проекты быстрее, с меньшими затратами и с запланированным качеством.